仕事の書類・道具を整理して、無駄な時間をカットする整理術

図書館へ行ってブラブラと本を眺めるのが好きです。

先日、ビジネスに関連する本棚を見ていて「懐かしい」と久しぶりに「整理HACKS!」を手にとってしまいました。

この本、かなり前に大流行した本ですよね。

久しぶりにパラパラと中身を読んでみたところ、「あ、これは使えそうだな」と思った箇所がいくつかあったので借りてきてしまいました。

今日は「整理HACKS!」を使って、仕事の書類・道具を整理するために私が取り組もうと思ったテクニックをまとめて紹介したいと思います。

これを実践するだけで確実に毎日の無駄な時間が減ると直感的に感じました。

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「整理HACKS!」を読んで実践したいテクニック

「整理HACKS」は仕事の書類や道具を整理するための具体的なアイデアが書かれています。

・目的の書類を探すのに時間がかかる

・机の上に紙の書類が積み上がってしまい、メモがあちらこちらに散乱している

・ファイルを整理整頓できない

などの具体的な悩みに対してどのように整理をしたら良いか書かれているのです。

私も今回この本をパラパラと読んでいて、「このアイデアは使えるかもしれない!」と思った箇所がいくつも見つかりました。

①環境HACK!:メモの分散 P.59

必要なことをその時々でメモを取り、ポストイットで机の周りに貼り付けていて、机の上がメモで溢れかえっているなんてことありませんか?

私も「あの内容のメモってどこに貼ったっけな?」とメモを探す時間を取られてしまうことがあります。

この問題の解決策として提示されているのが、「1冊のノートにすべてのメモを集めてしまう」ということです。

100均でノートを買ってきて、ジャンルにこだわらず、メモを取る時には時系列にこの1冊のノートにすべてを書き込むのです。

そうすることで、後でメモを見返す時にこのノートを見れば良いので探す手間が省けます。

②環境HACK!:ケーブルなどパソコン周辺機器の管理 P.66

デジタル機器が増えてきて、ケーブルや充電器などが増えていませんか?「あのケーブルはどこにあったかな?」「このケーブルって何用のケーブルだったっけ?」と迷ってしまうこともあります。

そんな時に100均で透明のチャック付きのメッシュビニール袋を買ってきて、その中に1つずつケーブルを入れます。そしてチャックの表に何が入っているかのシールを貼ることで解決ができるのです。

私のように機械に疎い人には特にオススメです。パソコンのケーブル、パソコンの付属品のケーブル、電源コード、充電器など、どれがどれだか見分けがつかないこともよくあるからです。

ビニール袋に入れるメリットは、そのまま出張に持って行きやすいからです。

③書類HACK!:ファイルの名前のつけ方を統一する P.21

ファイル名のつけ方を決めていますか?私はその時その時で適当に内容がわかるように名前を付けて保存していました。

これを「プロジェクト名➕書類名➕作成日」と決めることで、ファイルを並び替えたり検索するのが楽になります。

④書類HACK!:プリントアウトした書類は全て捨てる P.16

これができているようでできていない整理術だと感じました。書類は全てデータで保管し、印刷したものはその都度全て捨てることが、仕事机を整理するポイントです。

例外は毎日見る書類だけです。これを徹底するだけで、確実に机周りが綺麗になります。

⑤情報HACK!:書評ブログを書いて本を処分 P.102

これは私も実践している方法です。本を読んでいると「メモを取りたい」と思えるポイントが出てくることがあります。

これからの仕事に役立ちそうなポイントや知らなかった知識などです。

これをブログにまとめて書いておくことで、メモ帳代わりにし、本を処分します。

本をたくさん読んでいると次から次へと本がたまっていきます。これが結構場所をとるのです。

スペースの問題ともう一つ、本の中で重要だと思ったことをアウトプットする(ブログに書く)ことで、知識として定着しやすいというメリットもあります。

これからも続けていきたいです。

⑥生活HACK!:同じものを購入する P.155

例えばボールペンやスティックのり、印刷用紙など消耗品の文房具、そして生活用品などは買うものの銘柄を固定させて、同じものを購入し続けることで、「何を買うか」考える手間が省けます。

また買う銘柄を固定することは、もっと使いやすいものへとブラッシュアップする時も、定番のリストを変更すれば良いだけなので楽です。

考える時間を節約する生活の知恵だと感じました。

⑦生活HACK!:二次会に参加しないテクニック P.164

飲み会には付き合いで参加するけれども、二次会には参加したくないということもあると思います。

そんな時は「まだ仕事が残っているので・・・」とさりげなく去るのがオススメだそうです。

仕事を頑張っているなと思ってもらえますし、角もたたないです。

⑧人脈HACK!:1年経った名刺は捨てる P.218

名刺の処分は困りますよね。人脈は「生もの」です。1年間連絡を取らなかった相手の名刺は処分することがオススメです。

名刺もどんどんたまっていきますので、出会った時(旬の時)に人脈を深めるように努力したいものです。

1つずつ実践すると、確かに整理される

以上の8つが私がこれから実践したいと思っているテクニックです。

以前から実践していたのは⑤の本を処分する方法ですが、これを始めてから私の本棚は30冊程度で本が収まるようになりました。以前は最低でも数百冊あったことを考えればだいぶ整理されました。

毎月30冊くらい本を読むようにしていますが、読んだらブログに書いてすぐに処分してしまいます。

もちろん中にはとっておくものもありますが、本棚にある本は定期的に見返す本なので、「最近読んでいないな」と思えば手放すことも多いです。

①の1冊のノートにメモをまとめるのも良いですね。

以前はジャンル別にノートを分けていたのですが、意外とジャンル別にノートを分けるのは仕事しづらいです。

ノートを何冊も机の上に出しておくことも多かったですし、追加でポストイットに書いたメモが常に机の上に5〜10くらい貼ってあるという状態でした。

ポストイットが机の上に散らばっている状態は、気が散って良くないです。集中力が下がります。

1冊のノートに情報をまとめて、さらにポストイットに書いたメモもそのノートに貼り付けることでかなり机の上が綺麗になります。

②も早速実践をしました。

本来はチャック付きのメッシュビニール袋を使うのですが、100均へ出かけたところ表に書き込みができる厚めのビニール袋が売っていたので買ってきてしまいました。

このチャックにケーブルなどを1つずつ収納し、表に油性マジッックで何が入っているのかを書いたら完成です。

ゲーム機の充電器ばかりになってしまい恥ずかしいのですが、これもどれがどれだかわからなくなりやすい周辺機器です。

すでにビニールに入っているものには、ラベルタイプのマスキングテープを貼り付けて中身がわかるようにしました。(右下の袋です)

整理HACKS!」を読む前は、昔に流行った本だし少し情報が古いかなと思ったのですが、まだまだ私にはできていない役にたつアイデアがたくさん載っていました。

整理HACKS!」は久しぶりに読むとかなり便利な本でした。

この本はシリーズ化されて、片付けや時間管理、勉強法など様々シリーズが出ているのですね。「整理HACKS!」は知っていましたが、さすがにシリーズ化されていることは知りませんでした。

興味ある方は是非読んでみてください。

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